Stappenplan voor werkgevers: wat te doen bij aanschrijving bedrijfstakpensioenfonds?
Pensioenfondsen schrijven werkgevers aan op basis van subjectieve beoordelingen, bijvoorbeeld op basis van de KvK-codering of de sectorindeling van de Belastingdienst. Dit geeft weliswaar een indicatie van de werkzaamheden die de werkgever verricht, maar vaak blijkt de praktijk weerbarstiger. Uit een werkingssfeeronderzoek van een BPF-deskundige zal blijken of de verplichtstelling echt van toepassing is.
In de praktijk blijkt dat in veel situaties het werkingssfeeronderzoek leidt tot een andere conclusie dan die van het BPF. U kunt zich met de juiste onderbouwing verweren tegen de vermeende aansluitingsplicht. Ons stappenplan helpt u bij het bepalen van een correcte strategie bij een aanschrijving door een BPF. Door het volgen van de zes stappen kunt u dit complexe onderwerp op de juiste manier aanpakken.
Afspraak maken met een pensioenconsultant →
Stap 1: Controleren van de verplichtstellingsbeschikking
Of u als werkgever verplicht bent uw werknemers aan te melden, is afhankelijk van de werkzaamheden die binnen de onderneming worden verricht. Welke werkzaamheden leiden tot een verplichte aansluiting, is geregeld in een verplichtstellingsbeschikking.
In een verplichtstellingsbeschikking staat op zeer gedetailleerd niveau welke werkzaamheden leiden tot verplichte aanmelding. Als uw onderneming behoort tot een branche waarvoor een verplichtstelling geldt, dan is de kans groot dat de verplichtstelling ook voor u geldt.
Stap 2: Het benoemen van een BPF-deskundige
Onderzoek of u zich aan moet sluiten bij een BPF vereist specifieke juridische expertise van de persoon die dit uitvoert. Deze specialistische expertise is nodig, omdat conclusies uit het onderzoek indien nodig tot aan de Hoge Raad in stand moeten blijven. Daarnaast voorkomt het onnodige discussie met een BPF.
Wie kan een werkingssfeeronderzoek uitvoeren?
Het BPF-CAO Auditbureau heeft hiervoor deskundigen opgeleid. Deze consultants en advocaten hebben allen de opleiding en het examen tot BPF deskundige afgerond. Het BPF-CAO Auditbureau houdt toezicht op alle uitgebrachte audits en werkingssfeeronderzoeken.
Stap 3: Werkingssfeeronderzoek om te zien of u onder een verplichtstelling valt
Of een verplichtstelling van toepassing is, blijkt uit het werkingssfeeronderzoek. Dit is een onderzoek waarbij de werkzaamheden binnen de onderneming worden vergeleken met de werkzaamheden zoals die in de verplichtstellingsbeschikking zijn omschreven. Dit kan op basis van criteria zoals de loonsom, omzet, werkzaamheden en de gewerkte uren.
Blijkt uit het werkingssfeeronderzoek dat binnen uw onderneming in overwegende mate bepaalde werkzaamheden worden uitgevoerd die ook in de verplichtstellingsbeschikking staan? Dan bent u in beginsel verplicht uw werknemers aan te melden bij het BPF. Er is dan geen keuze. U bent dan wettelijk verplicht deel te nemen en premie af te dragen. Het ‘in overwegende mate’-criterium is overigens niet altijd van toepassing.
Stap 4: Vaststellen vanaf wanneer de verplichtstelling geldt
Deelname kan door een BPF met terugwerkende kracht worden gevorderd. Dat geldt ook voor de premie. In hoeverre een BPF met terugwerkende kracht een premienota zal opleggen, hangt af van de omstandigheden. Zo is het van belang om te bepalen sinds wanneer u de werkzaamheden in het kader van de verplichtstellingsbeschikking verricht en of de verplichtstellingsbeschikking in de loop van de tijd gewijzigd is.
Het goed in kaart brengen van het risico van terugwerkende kracht, is een belangrijk onderdeel van een uitgebreid werkingssfeeronderzoek. Jurisprudentie toont aan dat dit risico tot vele jaren terug kan gaan.
Stap 5: Gevolgen verplichtstelling
Als werkgever bent u wettelijk verplicht de statuten, reglementen en bestuursbesluiten van het BPF na te leven. Het pensioenreglement en het uitvoeringsreglement hebben een stevige wettelijke status.
De twee belangrijkste verplichtingen zijn de verplichtingen om werknemers aan te melden en om premie te betalen. De overtuiging van een BPF dat een werkgever onder haar werkingssfeer valt, is voldoende om deelnemersgegevens op te vragen om de hoogte van de premie te berekenen. Als na een verzoek hiertoe een reactie van u als werkgever uitblijft, mag het BPF de premies schatten. Belangrijk hierbij is dat het BPF dat mag doen op basis van te hoog ingeschatte premies.
Het BPF kan na aanmaning van de werkgever achterstallige pensioenpremies innen middels een dwangbevel. Het dwangbevel levert het BPF een executoriale titel op, waardoor invordering (en tenuitvoerlegging) van de premies mogelijk is zonder tussenkomst van de rechter.
Bestuurders zijn op grond van artikel 23 van de Wet BPF 2000 hoofdelijk aansprakelijk voor de betaling van pensioenpremies aan een verplichtgesteld BPF. Betalingsonmacht dient binnen veertien dagen te worden gemeld aan het BPF. Indien betalingsonmacht te laat of niet wordt gemeld kan dit als onbehoorlijk bestuur worden gekwalificeerd.
Gegevens niet aanleveren als er geen zekerheid is over verplichte deelname
Het is belangrijk om te beseffen dat het aanleveren van gegevens, zoals salarissen, door het fonds en de rechter kan worden beschouwd als erkenning van de aansluitingsplicht. Zolang hierover twijfel bestaat kan beter verweer worden gevoerd tegen de mogelijke aansluitingsplicht.
Stap 6: Bepalen of vrijstelling kan worden verleend
Wat als u al een eigen pensioenregeling heeft afgesloten?
Als u al tenminste zes maanden een pensioenregeling heeft voordat de verplichtstelling op uw onderneming van toepassing wordt, bestaat de mogelijkheid vrijstelling te krijgen voor aansluiting bij het BPF. Deze tijdigheid moet bewezen kunnen worden. In de praktijk is dit vaak erg lastig.
De aanvullende voorwaarde voor een vrijstelling is dat de pensioenregeling tenminste actuarieel en financieel gelijkwaardig moet zijn en worden gehouden. Dit houdt in dat deze tot ongeveer dezelfde pensioenuitkomst voor de deelnemers moet leiden.
Actief handelen, ook naar eventueel aansprakelijke partijen
Kunt u rustig afwachten of een pensioenfonds u aanschrijft? Dat is niet verstandig. Zolang een BPF u nog niet heeft aangeschreven, is er in ieder geval tijd om de situatie in kaart te brengen en de strategie te bepalen. Dit is essentieel om te voorkomen dat u en uw onderneming onnodig in de problemen raken. Daarnaast is de opstelling van een pensioenfonds bij eigen initiatief veel constructiever in het vinden van oplossingen.
Advies van BPF-CAO over aanschrijving BPF
Het werkingssfeeronderzoek heeft tot doel de risico’s te signaleren van werkgevers die niet zijn aangesloten bij een BPF, maar dit wel verplicht zijn. Dit begint met het identificeren van de werkzaamheden van de onderneming. Schakel hiervoor een BPF-deskundige in. Die kan het onderzoek namelijk op precies dezelfde manier uitvoeren als het BPF, brengt alle BPF-risico’s in kaart en houdt rekening met diverse scenario’s.
En vergeet niet het werkingssfeeronderzoek te updaten
Het is verstandig regelmatig een update uit te voeren op het werkingssfeeronderzoek. Uw werkzaamheden kunnen namelijk in de loop der tijd wijzigen, maar ook een verplichtstellingsbeschikking wijzigt regelmatig.
Wij helpen u graag. Bel 085 130 11 39 voor persoonlijk advies of neem contact op via deze website.
