Voeren van een loonadministratie en niet juiste toepassing werkingssfeer

Voeren van een loonadministratie en niet juiste toepassing werkingssfeer

Een administratie- en belastingadvieskantoor voert voor haar klant de loonadministratie. In de opdrachtbevestiging aan de klant staat geen nadere omschrijving van deze activiteiten. ECLI:NL:RBGEL:2021:4480

Verplichte aansluiting bij het bedrijfstakpensioenfonds

De klant is op enig moment door een pensioenfonds aangeschreven met de verplichting zich met terugwerkende kracht, bij het fonds aan te sluiten. De klant verwijt het administratiekantoor dat zij niet voortijdig van deze verplichtstelling op de hoogte is gebracht en daardoor schade lijdt. Deze schade wil zij verhalen op het betreffende administratiekantoor. De aanklacht luidt dat het administratiekantoor de loonadministratie ondeugdelijk heeft uitgevoerd doordat de loonspecificaties niet zijn opgesteld met inachtneming van de verplichte aansluiting bij betreffende pensioenfonds en de toepasselijke CAO.

De opdracht tot het voeren van de loonadministratie

Wanneer een opdracht in algemene termen is beschreven, ‘het voeren van de loonadministratie’, dient de opdracht nader te worden ingevuld door de eis van handelen als goed opdrachtnemer (artikel 7:401 BW). Hierbij wordt de norm van redelijk bekwaam en redelijk handelend beroepsbeoefenaar gehanteerd. De omstandigheden van het geval, hetgeen wat in het maatschappelijk verkeer gebruikelijk is wat partijen over en weer van elkaar (mochten) verwachten (artikel 3:35 BW), speelt bij de beoordeling een rol.

Het oordeel van de rechtbank

De rechtbank gaat niet mee in het standpunt van de klant dat het administratiekantoor de loonspecificaties had moeten opstellen met inachtneming van de verplichte aansluiting bij het betreffende pensioenfonds en de toepasselijke CAO. Volgens de uitspraak van de rechter rust de verplichting om een pensioenregeling uit te voeren op de werkgever. Deze kan alleen in de loonadministratie worden verwerkt indien de werkgever zich ook daadwerkelijk heeft aangesloten bij een pensioenfonds en premies afdraagt. De beslissing om een pensioenregeling te treffen voor de werknemers of om het bedrijf aan te melden bij een bedrijfstakpensioenfonds kan niet zelfstandig door een loonadministrateur worden genomen. Ook het standpunt dat het administratiekantoor een werkingssfeeronderzoek had moeten uitvoeren, deelt de rechter niet. In de opdrachtbevestiging of algemene voorwaarden wordt een dergelijke verplichting niet genoemd. Ook wordt er niet gerept over pensioen of pensioenadvies.

Welke zorgverplichtingen zouden er wel kunnen gelden?

Echter wanneer de loonadministrateur weet of zou moeten weten dat zijn opdrachtgever onder de werkingssfeer van een verplicht pensioenfonds valt, terwijl deze hier geen uitvoering aan geeft, geldt wel een verplichting de opdrachtgever van dit feit op de hoogte te stellen. Zorgverplichtingen kunnen onder meer bestaan uit waarborgingsplichten, het opvolgen van aanwijzingen, waarschuwings- en informatieverplichtingen. De zorgplicht vindt een grens in de eigen verantwoordelijkheid van de opdrachtgever, maar vindt tevens een grens waar het gaat om mogelijkheden waar redelijkerwijs geen rekening mee behoeft te worden gehouden (HR 5 juni 2009, ECLI:NL:HR2009:BH2624).

In deze casus was daar volgens de rechter geen sprake van. De loonadministrateur is volgens de rechter dus niet aansprakelijk. Bent u op zoek naar begeleiding op het gebied van een werkingssfeeronderzoek? Neem dan contact met ons op.

 

 

Over de schrijver